Allgemeine Geschäftsbedingungen für PilotDocs

Flugmedizinische Untersuchungen und Beratungsleistungen

Stand: 2. September 2026

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen der gemeinsamen Terminorganisation ist:


Flugmedizin Pilotdoc
Hartheimerstraße 15 c
79427 Eschbach
Deutschland

Telefon: +49 152 5369 7529
E-Mail:


Vertreten durch:

  • Dr. med. Dipl.-Psych. Tobias Neuhauser
  • Dr. med. Wolfgang Sauther


Soweit die beteiligten Ärzte ihre flugmedizinischen Leistungen rechtlich selbstständig erbringen, ist für die im Zusammenhang mit der Untersuchung und Behandlung entstehenden medizinischen Daten der jeweils behandelnde und in der Terminbestätigung beziehungsweise Rechnung genannte Arzt verantwortlich.


Soweit Dr. Tobias Neuhauser und Dr. Wolfgang Sauther gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, sind sie gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO. Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit können über die oben genannten Kontaktdaten angefordert werden. Betroffene Personen können ihre Datenschutzrechte gegenüber jedem gemeinsam Verantwortlichen geltend machen.

§ 2 Gegenstand der Leistungen

  1. PilotDocs bietet im Rahmen der jeweils bestehenden behördlichen Anerkennungen und persönlichen Berechtigungen insbesondere folgende Leistungen an:


  • flugmedizinische Untersuchungen für ein Medical Klasse 1,
  • flugmedizinische Untersuchungen für ein Medical Klasse 2,
  • Untersuchungen für ein LAPL-Medical,
  • flugmedizinische Untersuchungen und Beurteilungen für Mitglieder der Kabinenbesatzung,
  • Erst-, Verlängerungs- und Erneuerungsuntersuchungen, soweit diese von der jeweiligen Untersuchungsstelle durchgeführt werden dürfen,
  • ergänzende medizinische Untersuchungen,
  • flugmedizinische Beratungen,
  • Beratungen zu bestehenden Einschränkungen, Auflagen oder medizinischen Befunden,
  • Erstellung flugmedizinischer Bescheinigungen und Berichte,
  • Veranlassung oder Auswertung erforderlicher Zusatz- und Facharztuntersuchungen.



  1. Welche Untersuchung durchgeführt werden kann, richtet sich insbesondere nach der beantragten Lizenz oder Tätigkeit, dem bisherigen Medical, dem Alter, der medizinischen Vorgeschichte, den vorliegenden Befunden und der jeweils geltenden Berechtigung des untersuchenden Fliegerarztes.
  2. Soweit eine Untersuchung nur durch ein flugmedizinisches Zentrum, eine Behörde oder eine anderweitig besonders berechtigte Stelle vorgenommen werden darf, schuldet PilotDocs nicht die Durchführung dieser Untersuchung. In diesem Fall informiert PilotDocs die betroffene Person und kann eine Weiterleitung oder Überweisung empfehlen.
  3. Die allgemein zugänglichen Informationen auf der Website dienen der Orientierung. Sie ersetzen keine individuelle ärztliche Untersuchung, Beratung oder flugmedizinische Entscheidung.


§ 3 Terminanfrage und Vertragsschluss

Die Darstellung von Leistungen und verfügbaren Terminen auf der Website oder im Buchungssystem stellt noch kein verbindliches Vertragsangebot dar.

Mit dem Absenden einer Terminanfrage übermittelt die anfragende Person den Wunsch nach einem bestimmten Termin und einer bestimmten Leistung.

Eine automatisch erzeugte Eingangsbestätigung bestätigt grundsätzlich nur den Eingang der Anfrage. Ein verbindlicher Termin kommt erst zustande, wenn PilotDocs den Termin ausdrücklich bestätigt oder die Bestätigung eindeutig als verbindliche Terminbestätigung bezeichnet ist.

Sofern ausnahmsweise keine vorherige Bestätigung versendet wurde, kommt der Behandlungs- oder Untersuchungsvertrag spätestens mit dem einvernehmlichen Beginn der Untersuchung oder Beratung zustande.

Die anfragende Person ist verpflichtet, bei der Buchung richtige und vollständige Kontakt-, Lizenz- und Untersuchungsdaten anzugeben. Dazu gehört insbesondere die Angabe, ob es sich um eine Erst-, Verlängerungs- oder Erneuerungsuntersuchung handelt.

Terminwünsche stehen unter dem Vorbehalt der Verfügbarkeit des vorgesehenen Arztes, der Untersuchungsräume und der benötigten medizinischen Geräte.

§ 4 Umfang der Untersuchung

  1. Art und Umfang der Untersuchung richten sich nach den zum Zeitpunkt der Untersuchung geltenden gesetzlichen und flugmedizinischen Vorgaben sowie nach den individuellen medizinischen Umständen.
  2. Der zunächst vorgesehene Untersuchungsumfang kann erweitert werden, wenn sich während der Anamnese oder Untersuchung medizinische Auffälligkeiten ergeben oder erforderliche Informationen fehlen.
  3. Abhängig vom Einzelfall können insbesondere zusätzliche Laboruntersuchungen, fachärztliche Berichte, augenärztliche Untersuchungen, kardiologische Untersuchungen, Hörprüfungen, psychologische oder psychiatrische Stellungnahmen sowie weitere diagnostische Maßnahmen erforderlich werden.
  4. PilotDocs informiert die betroffene Person über erkennbare zusätzliche Untersuchungen und voraussichtliche Zusatzkosten, soweit dies vor der Durchführung möglich ist.
  5. Medizinisch gebotene Aufklärungs- und Informationspflichten werden durch diese AGB weder eingeschränkt noch ersetzt.

§ 5 Keine Garantie für die Erteilung eines Medicals

  1. Geschuldet wird eine fachgerechte flugmedizinische Untersuchung und Beurteilung, nicht die Ausstellung eines bestimmten Tauglichkeitszeugnisses oder eines bestimmten Untersuchungsergebnisses.
  2. Das Ergebnis kann insbesondere lauten:
  • tauglich,
  • tauglich mit Einschränkungen oder Auflagen,
  • vorläufig nicht abschließend beurteilbar,
  • zurückgestellt bis zur Vorlage weiterer Befunde,
  • Verweisung an die zuständige Behörde oder ein flugmedizinisches Zentrum,
  • nicht tauglich.
  1. Eine bereits früher festgestellte Flugtauglichkeit begründet keinen Anspruch auf eine erneute positive Beurteilung.
  2. Auch eine vollständig durchgeführte und zu vergütende Untersuchung kann ergeben, dass kein Medical beziehungsweise kein positiver Cabin Crew Medical Report ausgestellt werden darf.
  3. Die flugmedizinische Entscheidung wird unabhängig und ausschließlich nach den maßgeblichen medizinischen und rechtlichen Anforderungen getroffen. Wirtschaftliche, berufliche oder persönliche Folgen der Entscheidung dürfen die medizinische Beurteilung nicht beeinflussen.

§ 6 Mitwirkungspflichten

  1. Patientinnen und Patienten müssen alle für die flugmedizinische Beurteilung erheblichen Angaben wahrheitsgemäß und vollständig machen.
  2. Dies betrifft insbesondere:
  • bestehende und frühere Erkrankungen,
  • Operationen und Verletzungen,
  • Krankenhaus- und Rehabilitationsaufenthalte,
  • psychische oder psychiatrische Erkrankungen und Behandlungen,
  • regelmäßig oder gelegentlich eingenommene Medikamente,
  • Alkohol-, Drogen- oder Medikamentenmissbrauch,
  • frühere Einschränkungen oder Auflagen,
  • frühere Ablehnungen, Aussetzungen oder Widerrufe eines Medicals,
  • laufende medizinische Untersuchungen oder Behandlungen,
  • Veränderungen seit der letzten flugmedizinischen Untersuchung.
  1. Zum Termin sind die in der Terminbestätigung genannten Unterlagen vollständig mitzubringen. Dazu können insbesondere gehören:
  • gültiger Lichtbildausweis,
  • vorhandene Pilotenlizenz,
  • aktuelles oder zuletzt ausgestelltes Medical,
  • ausgefüllte Antrags- und Anamneseformulare,
  • relevante Arzt-, Facharzt-, Operations- oder Entlassungsberichte,
  • aktueller Medikamentenplan,
  • vorhandene behördliche Schreiben,
  • verwendete Brille oder Kontaktlinsen,
  • Brillenpass oder augenärztliche Befunde.
  1. Änderungen des Gesundheitszustands, die zwischen Terminbuchung und Untersuchung eintreten, sind spätestens zu Beginn des Termins mitzuteilen.
  2. Werden notwendige Angaben oder Unterlagen nicht vorgelegt, kann die Untersuchung unterbrochen, zurückgestellt oder auf einen weiteren Termin verschoben werden. Hierdurch entstehende zusätzliche Leistungen und Kosten können gesondert berechnet werden.
  3. Die Mitwirkungspflichten entbinden den untersuchenden Arzt nicht von seinen eigenen gesetzlichen und berufsrechtlichen Pflichten.

§ 7 Zusatzuntersuchungen und externe Leistungserbringer

  1. Bestimmte Befunde oder Zusatzuntersuchungen können durch externe Labore, Fachärzte, Kliniken oder andere medizinische Einrichtungen erbracht werden.
  2. Werden externe Leistungen von der Patientin oder dem Patienten unmittelbar beauftragt, kommt der Vertrag über diese Leistungen ausschließlich mit dem jeweiligen externen Leistungserbringer zustande.
  3. Externe Leistungserbringer können ihre Leistungen gesondert berechnen. Diese Kosten sind nicht im Honorar von PilotDocs enthalten, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.
  4. PilotDocs haftet für eigene Leistungen sowie für gesetzlich zurechenbares Verhalten. Für die selbstständige Behandlung oder Begutachtung durch einen unmittelbar beauftragten externen Leistungserbringer gelten dessen eigene vertragliche und gesetzliche Verantwortlichkeiten.
  5. Die abschließende flugmedizinische Beurteilung kann bis zum Eingang und zur Prüfung sämtlicher erforderlicher Befunde zurückgestellt werden.

§ 8 Vergütung und zusätzliche Kosten

  1. Flugmedizinische Untersuchungen und Bescheinigungen sind grundsätzlich Selbstzahlerleistungen, soweit nicht ausdrücklich eine Kostenübernahme durch einen Dritten vereinbart wurde.
  2. Ärztliche Leistungen werden nach der Gebührenordnung für Ärzte in der bei Leistungserbringung geltenden Fassung abgerechnet, soweit diese anwendbar ist.
  3. Soweit zulässige Grund-, Paket- oder Festpreise ausgewiesen werden, gelten diese ausschließlich für den jeweils beschriebenen üblichen Leistungsumfang. Medizinisch notwendige Zusatzleistungen, externe Laborleistungen, Facharztbefunde, behördliche Gebühren, besondere Bescheinigungen und zusätzliche Termine können gesondert berechnet werden.
  4. Preisangaben vor der Untersuchung beruhen auf dem zu diesem Zeitpunkt erkennbaren Untersuchungsumfang. Ergibt sich aufgrund der medizinischen Vorgeschichte oder eines auffälligen Befundes ein zusätzlicher Untersuchungsbedarf, kann der Endbetrag höher ausfallen.
  5. Soweit absehbar, wird die betroffene Person vor kostenpflichtigen Zusatzleistungen über die voraussichtlichen Kosten informiert. Bei nur ungefähr bestimmbaren Kosten kann ein Kostenrahmen genannt werden.
  6. Die Vergütung ist unabhängig davon geschuldet, ob das gewünschte Medical, eine uneingeschränkte Tauglichkeit oder ein positiver Medical Report ausgestellt werden kann.
  7. Die Patientin oder der Patient bleibt gegenüber dem jeweiligen Leistungserbringer zur Zahlung verpflichtet, wenn eine Versicherung, ein Arbeitgeber, eine Flugschule oder ein anderer Dritter die Erstattung ganz oder teilweise ablehnt.

§ 9 Rechnung und Zahlung

  1. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang ohne Abzug zu bezahlen, sofern auf der Rechnung kein anderes Zahlungsziel angegeben ist.
  2. Zulässige Zahlungsmöglichkeiten werden bei der Terminbuchung, in der Praxis oder auf der Rechnung angegeben.
  3. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften. Mahnkosten werden nur in tatsächlich entstandener beziehungsweise gesetzlich zulässiger Höhe berechnet.
  4. Einwendungen gegen eine Rechnung sollen PilotDocs möglichst zeitnah mitgeteilt werden. Gesetzliche Rechte und Einwendungsfristen bleiben unberührt.
  5. Eine offene Rechnung berechtigt nicht dazu, gesetzlich geschuldete Einsichts-, Informations- oder Herausgaberechte in Bezug auf die Behandlungsdokumentation einzuschränken.

§ 10 Terminabsage, Verschiebung und Nichterscheinen

  1. Bestätigte Termine können bis spätestens 48 Stunden vor dem vereinbarten Terminbeginn kostenfrei abgesagt oder verschoben werden.
  2. Die Absage kann über das verwendete Buchungssystem oder über die in der Terminbestätigung angegebene Kontaktmöglichkeit erfolgen. Maßgeblich ist der rechtzeitige Zugang der Absage.
  3. Eine spätere Absage oder ein Nichterscheinen führt nicht automatisch zu einer pauschalen Gebühr.
  4. PilotDocs kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen Ersatz für einen tatsächlich entstandenen Terminausfall verlangen, wenn:
  • der Termin ausschließlich für die betreffende Person freigehalten wurde,
  • die Absage so kurzfristig erfolgte, dass der Termin nicht mehr anderweitig vergeben werden konnte,
  • die Untersuchung ohne Absage nicht wahrgenommen wurde und
  • die betroffene Person den Ausfall rechtlich zu vertreten hat beziehungsweise die sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen eines Vergütungsanspruchs vorliegen.
  1. Bei der Berechnung eines möglichen Ausfallbetrags werden ersparte Aufwendungen, anderweitige Einnahmen und eine mögliche Ersatzbelegung des Termins berücksichtigt.
  2. Der betroffenen Person bleibt ausdrücklich der Nachweis gestattet, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden beziehungsweise Vergütungsausfall entstanden ist.
  3. Ein Ausfallbetrag stellt keine ärztliche Gebühr nach der Gebührenordnung für Ärzte dar. Er kann ausschließlich auf einer gesonderten zivilrechtlichen Grundlage verlangt werden.
  4. Gesetzliche Kündigungs-, Rücktritts- und sonstige zwingende Verbraucherrechte bleiben unberührt.

§ 11 Verspätung

Patientinnen und Patienten sollen rechtzeitig zum vereinbarten Termin erscheinen.

Bei einer erheblichen Verspätung kann die Untersuchung nur durchgeführt werden, wenn der notwendige medizinische Umfang und die gebotene Sorgfalt weiterhin gewährleistet sind.

Ist eine ordnungsgemäße Untersuchung innerhalb der verbleibenden Zeit nicht möglich, kann ein neuer Termin erforderlich werden.

  1. Soweit die Verspätung einem Nichterscheinen gleichkommt, gelten für einen möglichen Terminausfall die Voraussetzungen des § 10 entsprechend.

§ 12 Terminänderungen durch PilotDocs

  1. PilotDocs kann einen Termin aus wichtigem Grund verschieben oder absagen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere bei Erkrankung des vorgesehenen Arztes, technischen Störungen, nicht vorhersehbaren Einschränkungen des Praxisbetriebs oder behördlichen Vorgaben vor.
  2. Die betroffene Person wird über eine notwendige Änderung möglichst frühzeitig informiert und erhält nach Möglichkeit einen Ersatztermin.
  3. Bereits geleistete Vorauszahlungen für nicht erbrachte Leistungen werden erstattet.
  4. Eine weitergehende Haftung, insbesondere für Reise-, Übernachtungs- oder Verdienstausfallkosten, richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

§ 13 Ausstellung und Übermittlung von Medicals und Berichten

  1. Ein Tauglichkeitszeugnis oder Medical Report wird ausgestellt, sobald die Untersuchung abgeschlossen ist, alle erforderlichen Befunde vorliegen und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
  2. Fehlen Befunde oder ist eine Beteiligung der zuständigen Behörde beziehungsweise eines flugmedizinischen Zentrums erforderlich, kann sich die abschließende Entscheidung verzögern.
  3. Angegebene Bearbeitungszeiten sind nur dann verbindlich, wenn sie ausdrücklich als verbindlich bestätigt wurden.
  4. PilotDocs darf flugmedizinische Daten und Untersuchungsergebnisse an zuständige Luftfahrtbehörden, flugmedizinische Zentren oder andere berechtigte Stellen übermitteln, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage, eine behördliche Vorgabe oder eine wirksame Einwilligung besteht.
  5. Die Patientin oder der Patient muss die zuständige Lizenzbehörde und vorhandene Referenz-, Lizenz- oder Medical-Nummern vollständig und richtig angeben.
  6. Für Pilotinnen, Piloten und Mitglieder der Kabinenbesatzung aus anderen EASA-Staaten werden die Leistungen im Rahmen der geltenden Anerkennung und Berechtigung erbracht. Zwingende Zuständigkeits-, Melde- und Verfahrensvorschriften der jeweiligen Lizenzbehörde bleiben unberührt.

§ 14 Schweigepflicht, Dokumentation und Datenschutz

  1. Sämtliche medizinischen Informationen unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und den geltenden Datenschutzvorschriften.
  2. PilotDocs führt die gesetzlich vorgeschriebene medizinische Dokumentation und bewahrt diese für die vorgeschriebene Dauer auf.
  3. Auskünfte an Arbeitgeber, Flugschulen, Versicherungen, Familienangehörige oder sonstige Dritte werden nur erteilt, wenn hierfür eine rechtliche Grundlage besteht oder eine wirksame Entbindung von der Schweigepflicht vorliegt.
  4. Gesetzlich oder flugmedizinisch vorgeschriebene Meldungen und Übermittlungen an zuständige Stellen bleiben hiervon unberührt.
  5. Weitere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten enthält die gesonderte Datenschutzerklärung unter:

[Link zur Datenschutzerklärung]

  1. Gesetzliche Rechte auf Auskunft und Einsicht in die Behandlungsdokumentation bleiben unberührt.

§ 15 Kommunikation und medizinische Notfälle

  1. Das Kontaktformular, E-Mail-Adressen und das Buchungssystem dienen der Terminorganisation und allgemeinen Kommunikation.
  2. Über diese Kommunikationswege erfolgt grundsätzlich keine medizinische Notfallversorgung. Sie werden nicht ständig überwacht.
  3. Bei akuten medizinischen Notfällen ist unverzüglich der Rettungsdienst unter der Telefonnummer 112 oder eine andere geeignete Notfallstelle zu kontaktieren.
  4. Eine Nachricht über das Kontaktformular ersetzt keine Untersuchung und führt ohne ausdrückliche Bestätigung nicht zu einer medizinischen Diagnose oder verbindlichen flugmedizinischen Beurteilung.

§ 16 Minderjährige Patientinnen und Patienten

  1. Bei Minderjährigen wird der Vertrag durch die sorgeberechtigte oder anderweitig vertretungsberechtigte Person geschlossen, soweit die minderjährige Person den Vertrag nicht selbst wirksam schließen kann.
  2. Erforderliche Einwilligungen müssen von den nach den gesetzlichen Bestimmungen zuständigen Personen erteilt werden.
  3. PilotDocs kann einen geeigneten Nachweis der Vertretungs- oder Sorgeberechtigung verlangen, wenn daran berechtigte Zweifel bestehen.
  4. Die alters- und einsichtsfähige minderjährige Person wird entsprechend ihrem Verständnis in die medizinische Aufklärung und Entscheidung einbezogen.

§ 17 Haftung

  1. PilotDocs und der jeweilige Leistungserbringer haften nach den gesetzlichen Vorschriften.
  2. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden wird nicht ausgeschlossen oder begrenzt.
  3. Gesetzliche Haftungsregelungen für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, für ärztliche Behandlungs- und Aufklärungsfehler sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften bleiben uneingeschränkt bestehen.
  4. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit von Informationen, die Patientinnen und Patienten, Behörden oder externe Leistungserbringer zur Verfügung stellen, kann PilotDocs nur im Rahmen der gesetzlichen Verantwortlichkeit einstehen.

§ 18 Verbraucherstreitbeilegung

Vor Veröffentlichung ist eine der folgenden Erklärungen auszuwählen:

Variante A – keine Teilnahme:

Der jeweilige Anbieter ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Variante B – Teilnahme:

Der jeweilige Anbieter ist bereit beziehungsweise verpflichtet, an einem Streitbeilegungsverfahren vor folgender Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen:

[Name der zuständigen Verbraucherschlichtungsstelle]
[Anschrift]
[Website]

  1. Unabhängig davon können für ärztliche Behandlungen berufsrechtliche Gutachter- oder Schlichtungsverfahren der zuständigen Ärztekammer zur Verfügung stehen. Deren Zuständigkeit und Verfahrensvoraussetzungen richten sich nach den jeweils geltenden Bestimmungen.

§ 19 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Staates, in dem eine Verbraucherin oder ein Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, bleiben unberührt, soweit sie anwendbar sind.
  2. Für Verbraucher gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.
  3. Gegenüber Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen wird – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz des jeweiligen Vertragspartners von PilotDocs als Gerichtsstand vereinbart.

§ 20 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt die bei Abschluss des jeweiligen Vertrags einbezogene Fassung dieser AGB.
  2. Änderungen der AGB gelten ausschließlich für zukünftige Verträge, sofern sie nicht individuell und wirksam für ein bestehendes Vertragsverhältnis vereinbart wurden.
  3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Regelungen. Die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen bleibt unberührt.
  4. Rechtlich erhebliche individuelle Vereinbarungen sollen aus Gründen der Nachweisbarkeit in Textform dokumentiert werden.